Öğrenci Aydınlatma Metni
T.C. KARABÜK ÜNİVERSİTESİ
ÖĞRENCİ AYDINLATMA METNİ
  1. Veri Sorumlusu Hakkında
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre T.C. Karabük Üniversitesi (bundan böyle ‘’KBÜ’’ ya da ‘’ÜNİVERSİTE’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.
 
Öğrencimiz olarak sizlerin ilgili kişi sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.
 
  1. İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları
 
İşlemeye konu Kişisel Verileriniz;
Öğrenci,
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı;
  • ÖSYM/ YÖKSİS Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Doğum Tarihi/Yeri , Ana/Baba Adı, Nüfus Cüzdan Bilgileri (İl, İlçe), Cinsiyet, Uyruk, Adres Bilgisi, Ev/Cep Telefonu Numarası, E-Posta Adresi, Fotoğraf, Askerlik Durum Bilgisi, Engel Durumu Kodu, Okul Kodu/Türü, Öğrenim Durum Bilgisi, Orta Öğretim Mezuniyet Yılı Bilgisi, Yerleştirme Türü Bilgisi (Ek Puan/Genel), Başarı Puan Bilgisi, Okul Birincisi Kontenjanı Yerleşim Durum Bilgisi, Yerleştirmede Kullanılan Puan Bilgisi, Yerleştirmede Kullanılan Başarı Sırası Bilgisi, Üniversite Kodu, Üniversite Adı, Fakülte Adı, Girdiği Bölüm Kodu, Girdiği Bölüm Adı, Tercih Sırası, Yerleştiği Puan Türü Bilgisi, Ek Puan Bilgisi, Kontenjan (Genel/Okul Birincisi), MEB Mezun Durum Bilgisi, Başka Bir Yüksek Öğretim Kurumuna Kayıtlı Olup Olmadığı Bilgisi, Nereye Kayıtlığı Olduğu Bilgisi)
  • Kesin Kayıt Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Doğum Tarihi/Yeri , Ana/Baba Adı, Nüfus Cüzdan Bilgileri (İl, İlçe), Cinsiyet, Uyruk, Ev/Cep Telefonu Numarası, E-Posta Adresi, Okul Kodu/Türü, Öğrenim Durum Bilgisi, Orta Öğretim Mezuniyet Yılı Bilgisi, Yerleştirme Türü Bilgisi (Ek Puan/Genel), Başarı Puan Bilgisi, Okul Birincisi Kontenjanı Yerleşim Durum Bilgisi, Yerleştirmede Kullanılan Puan Bilgisi, Yerleştirmede Kullanılan Başarı Sırası Bilgisi, Üniversite Kodu, Üniversite Adı, Fakülte Adı, Girdiği Bölüm Kodu, Girdiği Bölüm Adı, Tercih Sırası, Yerleştiği Puan Türü Bilgisi, Ek Puan Bilgisi, Kontenjan (Genel/Okul Birincisi), MEB Mezun Durum Bilgisi, Başka Bir Yüksek Öğretim Kurumuna Kayıtlı Olup Olmadığı Bilgisi, Nereye Kayıtlığı Olduğu Bilgisi, Orta Öğrenim Mezuniyet Belgesi Bilgileri (Okul Adı/Kodu, Mezuniyet Yılı, Mezuniyet Ortalaması), Engel Durumu Kodu, Askerlik Durum Bilgisi, Fotoğraf, Katkı Payı/Öğrenim Ücreti Bilgisi)
  • Öğrenci Belge Talep Süreci (Ad/Soyad, İmza, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm Bilgisi, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
  • Muafiyet Talep Süreci (Ad/Soyad, İmza, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm Bilgisi, Transkript Bilgileri, Ders İçerikleri Bilgisi, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
  • Diploma Talep Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Kimlik Seri Numarası, Doğum Tarihi/Yeri, Anne/Baba Adı, İmza, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu/Enstitü Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Mezuniyet Yılı Bilgisi , E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
  • Mezuniyet Transkript Talep Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Kimlik Seri Numarası, Doğum Tarihi/Yeri, Anne/Baba Adı, İmza, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu/Enstitü Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Mezuniyet Yılı Bilgisi, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
  • İlişik Kesme Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Kimlik Seri Numarası, Doğum Tarihi/Yeri, İmza, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Öğrenci Numarası, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
  • Öğrenin Ücreti Katkı Payı İade Süreci (Ad/Soyad, TCKN, İmza, Kimlik Belgesi Fotokopisi Bilgileri, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Öğrenci Numarası, Şehit/Gazi Yakını Olduğunu Gösteren Resmi Onaylı Evrak Bilgileri, İade Talep Nedeni Bilgisi (Şehit-Gazi Yakını/Engelli Öğrenci/%10'a Giren 2.Öğretim Öğrencisi/Yatay Geçişle Giden Öğrenci/Diğer), İade Talep Nedeni Bilgisi (Şehit-Gazi Yakını/Engelli Öğrenci/%10'a Giren 2.Öğretim Öğrencisi/Yatay Geçişle Giden Öğrenci/Diğer), Ödeme Dekontu Bilgileri, Engelli Öğrenci Bilgisi, Engellilik Sağlık Raporu Bilgileri, Banka Adı ve Şubesi, Banka IBAN Numarası, Hesap Cüzdan Fotokopisi Bilgileri, Adres Bilgisi, Telefon Numarası)
  • Disiplin Soruşturması İtiraz Süreci (Ad/Soyad, TCKN, İmza, Fakülte/Bölüm/Sınıf Bilgisi, Öğrenci Numarası, Telefon Numarası, E-Posta Adresi, Tebligat Adresi Bilgisi)
  • Fazla AKTS Talep Süreci (Ad/Soyad, İmza, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Dersin Adı/Kodu/AKTS Kredi Bilgisi, Telefon Numarası)
  • Mazeretli Ders Kayıt Süreci (Ad/Soyad, İmza, Öğrenci Numarası, Ders Seçememe Sebebi, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
  • Mazeret (Telafi) Sınavı Talep Süreci (Ad/Soyad, İmza, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Sağlık Raporu Bilgileri, Sınavın Yapıldığı Tarih/Dersin Adı ve Kodu, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)     
  • Sınav Sonucuna İtiraz Süreci (Ad/Soyad, İmza, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Akademik Yarıyıl Bilgisi, Ders Adı/Kodu, İtiraz Edilen Sınav Türü Bilgisi (Vize/Final/Bütünleme), Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
  • Tek Ders Sınavı Talep Süreci (Ad/Soyad, İmza, Öğrenci Numarası, Fakülte/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Bilgisi, Bölüm/Program Bilgisi, Ders Adı/Kodu, Telefon Numarası, Adres Bilgisi)
  • Öğrenci Kimlik Kartı Basım Süreci (Ad/Soyad, Öğrenci Numarası, Bağlı Olduğu Okul Bilgisi, Bölüm Bilgisi, Fotoğraf, Banka Hesap Numarası , IBAN Numarası)
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı;
  • Sosyal Yardım Ödemeleri Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Banka IBAN Numarası, Ölüm Belgesi Bilgileri, Veraset Name Bilgileri)
 
Öğrenci statünüz kapsamında; Üniversitemize yerleşen öğrencilerin kayıt işlemleri ve öğrenim süresi boyunca eğitim öğretim mevzuatı kapsamında gerçekleştirilecek işlemlerinin yürütülmesi; Yükseköğretim mevzuatı ve üniversite iç düzenlemeleri kapsamında eğitim faaliyetinden kaynaklı hakların tesis edilmesi ile çeşitli akademik ve idari işlemlerin yapılması; Öğrencilere üniversitenin öğrenci otomasyon sistemine kaydının yapılması ve hesap bilgilerinin öğrencilere iletilmesi; Öğrencilere @karabuk.edu.tr uzantılı e-posta hesabı tanımlanması ve hizmet sunulması; Öğrenci belgesi, transkript, geçici mezuniyet belgesi, diploma ilişik kesme belgesi düzenlenmesi ve teslim edilmesi; Öğrenciler hakkında açılan/açılabilecek disiplin soruşturması süreçlerinin yönetilebilmesi ve talep edilmesi halinde öğrencilere disiplin durum belgesi verilmesi; Yükseköğretim Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatlar uyarınca eğitim-öğretim faaliyetinin gerçekleştirilebilmesi için öğrencilik statüsü ile ilgili süreçlerin planlanması ve icra edilmesi; Öğrencilerle iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve bilgilendirme/duyuru yapılabilmesi; Üniversite tarafından kayıt yenileme vb. faaliyetlerin düzenlenmesi ve duyurulması; Üniversite bünyesindeki ilgili akademik birim/bölümlerde öğrenim gören/mezun olan öğrencilerin hak ve yükümlülüklerinin korunması ve yerine getirilmesinin sağlanması; Mezunlarımızın üniversitemiz sosyal imkânlarından, etkinliklerinden ve iş/kariyer danışmanlık hizmetlerinden yararlandırılması amacıyla faaliyetlerin yürütülmesi, duyurulması ve gerekli iletişimin sağlanması; İş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması; Fiziki mekân güvenliğinin temini için (kamera kayıtları, turnike/kartlı geçiş sistemleri) vasıtasıyla takip yapılması; Öğrencinin derse devam durumunun takip edilmesi; Tüm üniversite paydaşlarının can ve mal güvenliğinin korunması veya bu kapsamdaki kurallara uyum sağlanması da dâhil olmak üzere; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi, öğrenci bilgi sistemi (OBS) ve www.karabuk.edu.tr internet sitesi gibi kullanılan sistemler aracılığıyla toplanan kullanıcı internet erişim izleri/loglarının kaydedilmesi ve hukuki önlemler alınarak bu amaçların gerçekleştirilmesi için bilgi işlem altyapılarına aktarılması, elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve arşivlenmesi; Öğrencilerin kayıt yenileme, yatay/dikey geçiş, lisansüstü, yüksek lisans, burs ve benzeri öğrencilikle ilgili işlemler ile ilgili taleplerinin değerlendirilmesi ile veri havuzu oluşturulması ve havuzda toplanan bilgiler üzerinden üniversitenin eğitim-öğretim, burs ve yönetim stratejilerinin belirlenmesinin ve yürütülmesinin temini; Staj işlemlerinin yürütülmesi; Kaydı yapılan öğrencilerden daha önce başka yükseköğretimde okudukları derslerden muaf olmak isteyen öğrencilerin taleplerinin değerlendirmesi ve sonuçlandırılması; Öğrenci kimlik kartının üretilmesi, basılması ve teslim edilmesi, kimliğini kaybeden öğrencilerin yeni kimlik kartı taleplerinin alınması ve gerekli işlemlerin yapılması; Sınav başarı durumlarının değerlendirilmesi ve süreçlerinin yürütülmesi; Sınav notu itirazlarının değerlendirilmesi ve süreçlerin yürütülmesi; Öğrencilerin mazeret başvurularının değerlendirilmesi ve süreçlerin yürütülmesi; Öğrencilerin talep ve şikayetlerinin alınması ve değerlendirilmesi; Uzaktan veya çevrimiçi eğitim süreçlerinin yürütülmesi; Öğrencilerin mezuniyet süreçlerinin yürütülmesi ve ilişik kesme işlemlerinin tamamlanması; Fiziki mekân güvenliğinin sağlanması amacıyla öğrencinin araç plakasının tanımlanması; Mahkeme ve icra müdürlüğü kararlarının yahut sair kamu kurum ve kuruluşların taleplerinin yerine getirilmesi; Mahkemelerde Üniversite ile birlikte ve/veya karşılıklı taraf/müdahil olduğunuz davaların takip ve yürütülmesi; tarafınızla ilgili olarak icra icra takiplerinin açılması, yürütülmesi ve/veya hakkınızda açılmış bulunan icra takipleri sebebiyle Üniversite’den talep edilen bilgilerin ilgili icra müdürlükleri ile paylaşılması amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5/2- a) “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, ç)‘’Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması’’, e)‘’Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması’’, f) ‘’İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması’’ maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenecektir.
 
 
3- Kişisel Verilerinizin Aktarılması
 
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; ilgili eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında gerçekleşen bir ihtilafa dayalı olarak bir idari ya da cezai soruşturma başlatılması yahut dava açılması halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilmesi gösterilebilir. Bu çerçevede talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurum ve kuruluşlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları, Yurt Dışı Türkler ve Akraba Topluluklar Başkanlığı, İl Göç İdaresi, Kredi ve Yurtlar Kurumu, Yükseköğretim Kurumu, Asker Alma Genel Müdürlüğü başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşlarına) tedarikçilerimize, iş ortaklarımıza kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar dâhilinde kişisel verilerinizi aktarabiliriz.
 
Kişisel verileriniz;
  • Söz konusu kişisel veriler hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi veya ilgili mevzuatlar gereği talep halinde adli makamlar veya ilgili kolluk kuvvetlerine,
  • Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere,
  • Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına ve danışmanlık aldığımız avukatlara,
  • Öğrencilerin öğrenci kartlarının basılabilmesi için anlaşmalı olduğumuz basım evine,
  • İade süreçlerinin yürütülmesi için anlaşmalı olduğumuz bankalara
aktarılabilecektir.
 
Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.
 
4- Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri
 
Kişisel verileriniz, ‘’Orta Öğretim Mezuniyet Belgesi’’, ‘’Transkript Belgesi’’, ‘’ Kimlik Belgesi Fotokopisi (Önyüz)’’, ‘’ Şehit/Gazi Yakını Olduğunu Gösteren Resmi Onaylı Evrak’’, ‘’ Engellilik Sağlık Raporu’’ , ’’Hesap Cüzdan Fotokopisi’’, ‘’Belge Talep Dilekçesi’’, ‘’ Disiplin Soruşturması İtiraz Dilekçesi’’, ‘’Mazeret (Telafi) Sınavı Talep Dilekçesi’’ sunulması, ‘’Muafiyet Talep Formu’’, ‘’Diploma Talep Formu’’, ‘’ Mezuniyet Transkript Talep Formu’’, ’’İlişik Kesme Formu’’, ‘’ Öğrenim Ücreti Katkı Payı İade Talep Formu’’, ‘’Fazla AKTS Talep Formu’’, ‘’Mazeretli Ders Kayıt Formu’’, ‘’Sınav Sonucuna İtiraz Formu’’, ‘’Tek Ders Sınavı Talep Formu’’ doldurulması, otomatik olmayan yöntemler ile www.karabuk.edu.tr internet sitesi, üniversite ya da üniversitenin çalışanlarının kurumsal e-posta adreslerine elektronik posta gönderilmesi yahut üniversitenin bilişim sistemleri üzerinden yazışma yapılması, Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS), Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS), E-posta Hizmetleri, CCTV Kamera Kayıtları, Öğrenci Kimlik Kartı sistemi gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan veya olmayan yöntemlerle toplanacaktır.
 
5-İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerden dilediğinizi tercih ederek Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurum talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde talebinizi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversitemiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesinde (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) haklarınız bulunmaktadır.
Kanun’un 11. maddesinde sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile bu haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.karabuk.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘‘T.C. Karabük Üniversitesi, Kılavuzlar Köyü Öte Karşı Üniversite Kampüsü Merkez Karabük’’ adresine (İletişim Numarası 444 04 78) kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkkiletisim@karabuk.edu.tr e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu karabukuniversitesi@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.karabuk.edu.tr internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.
KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.
Saygılarımızla,
T.C. Karabük Üniversitesi
Adres: Kılavuzlar Köyü Öte Karşı Üniversite Kampüsü Merkez Karabük
Tel: 444 04 78
E-Posta: kvkkiletisim@karabuk.edu.tr