NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

1

Katkı Payı ve İkinci öğrenim ücreti(Harçlar) İşlemleri

1-Güz döneminde Bakanlar Kurulunun öğrenci katkı paylarını ilan etmesiyle
İlgili Banka sistemine güz/bahar dönemi olarak ücretlerin tanımlanması.
2-Harç bilgilerinde problem olan öğrencilerin bilgilerinin ilgili birimlerle koordineli bir şekilde düzeltilmesi.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

22

Özel Yetenek  kayıt  ve sınav işlemleri

1-Üniversitemiz İlgili Birimler tarafından özel yetenek sınavı ile öğrenci alan bölümlerin kontenjanlarının belirlenmesi,
2-İlgili birimler tarafından sırası ile Özel yetenek ön Kayıtlarının, sınavlarının ve sınavda başarı gösteren öğrencilerin Kesin Kayıtlarının yapılmasının sağlanması.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

İstatistik, Belgeler, Disiplin İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

26

Yeni kayıt hazırlıkları ve işlemleri

1- Kayıt takviminin Üniversitemiz web sahifesinde ilan edilmesi.
2-ÖSYM den alınan kazanan öğrenci listesinin öğrenci otomasyon sistemine tanımlanması.
3-Kayıt yaptırmayan öğrenci sayılarının ÖSYM ye bildirilmesi.
4-Ek kontenjan ile gelen öğrencilerin birimlerce otomasyon sistemine tanımlanması.
5-Katkı paylarının tespit edilerek bankaya bildirilmesi, bankadan gelen bilgiler doğrultusunda kayıt yapılması için Öğr.İşl.Daire Başkanlığınca sistemden izin verilmesi, kimlik kartlarının hazırlanması.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

2

Eğitim komisyonu ve Senato Kararları İşlemleri

1-İlgili birimlerden gelen Fakülte/ Yüksekokul /Enstitülerden gelen ve senato kararı alınması gereken evrakların hazırlanması
2- Alınan kararların ilgili birimlere bildirilmesi

 
Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

3

Duyurular

1 -Akademik Takvimde belirtilen önemli tarihlerin  Üniversitemiz Web adresi yoluyla bildirilmesi.
2-Öğrenci katkı paylarının bölümler halinde ve tablo şeklinde ilgili birimlere  ve Üniversitemiz web sahifesinden duyurulması.
3- Öğrenci kayıt işlemleri, (kayıtta istenilen belgeler, kayıt yeri, kayıt süresi v.b) duyurulmasının  sağlanması.
4-İçeriğinde Öğrencileri ilgilendiren yönetmelik, yönerge  ve YÖK  kararları ‘nın  olduğu öğrenci rehberini hazırlamak ve basımını sağlamak dağıtılması için birimlere göndermek.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

4

Yönetim Kurulu Kararları ile İlgili İşlemler

1-Öğrenci not değişiklikleri ile ilgili Fakülte/yüksekokul/Enstitülerden gelen Yönetim Kurulu Kararlarının sisteme işlenmesi.
2-Öğretim Programlarındaki değişikliklerinden kaynaklanan değişikliklerin sisteme aktarılması.
3- Öğrencinin Mezuniyeti, kayıt dondurması, İlişiğinin kesilmesi ile ilgili Fakülte/yüksekokul/Enstitülerden gelen Yönetim Kurulu Kararlarının sisteme işlenmesi.
4-Daha önceden diğer bir Üniversiteden ders almış olup, Üniversitemize yeni kayıt yaptıran öğrencilerin dönem muafiyet talepleri ile ilgili alınan YKK ların sisteme aktarılması.
5-Erasmus  ile yurt dışında öğrenim gören öğrencilerimizin ders intibakları hakkında alınan kararların sisteme işlenmesi.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

5

Yurt dışına gidiş ile ilgili işlemler

Lisans,Yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin  Work and Travel,  Erasmus, Seminer, Gösteri vb.  sebeplerle yurt dışına çıkışlarında sakınca olmadığına
Dair onay verildikten sonra Pasaport harçlarından muafiyet yazışmalarının yapılması.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

23

Yabancı  uyruklu öğrenciler ile ilgili işlemler.

Yabancı uyruklu öğrencilerin ikamet teskeresi işlemlerinin yapılması.           

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

28

Burslar

1-Üniversite Bursunun ilgili birimlere gönderilmesi
2-Tüm Özel burs işlerinin birimlere duyurulması.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

6

Mezuniyet  İşlemleri

Mezuniyetle ilgili Fakülte/ yüksekokul /Enstitülerden gelen Yönetim Kurulu      Kararlarının sisteme işlenmesi.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

7

Diploma işlemleri

1-Diplomaların  hazırlanarak Fakülte/Yüksekokul/Enstitüsü yetkilisine imza için gönderilmesi.
2-Birim yetkili amirinin imzasının ardından, diploma kimlik bilgilerinin kontrol’ünden   sonra ÖİDB tarafından imzalanıp  Rektörlük Makamına imzaya sunulması.
3-İmza ve onay işlemleri tamamlanan diplomaların ilgili Fakülte /Yüksekokul/Enstitüsü birimlerine dağıtım için gönderilmesi

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

10

Öğrenci Kimlik İşlemleri

1-Yeni kayıt olacak öğrencilerin bilgilerinin otomasyon üzerinden alınarak, Anlaşmalı Yazılım Şirketine kimliklerin basımının yapılması amacıyla aktarılması.
2-Hazırlanan kimlik kartlarının Fakülte /Yüksekokul / Enstitüsü öğrenci birimlerine gönderilmesi
3-Kayıp, hasar görme ve çalıntı gibi sebeplerle yeniden kimlik basımı talebiyle Fakülte/Yüksekokul/Enstitüsü birimine dilekçe ile müracaat eden öğrencilerin yeni kimlik kartı çıkartılması işlemlerini yürütmek.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ KİŞİLER

20

Arşiv işlemleri

Başkanlık evraklarının arşiv yönetmeliğine göre tutulması ve merkezde 5yıl saklama süresi dolan evrak ve dosyaların arşiv düzeninde hazırlanması.
(01 Ocak 2016 - 31 Aralık 2021 arası)

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

İstatistik, Belgeler, Disiplin İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

11

Disiplin cezaları ile İlgili işlemler

1-Fakülte/Yüksekokul/Enstitüsü tarafından öğrencilere verilen disiplin cezalarına ilişkin kararların öğrenci otomasyon sistemine işlenmesi ve bu cezaların YÖK ‘ e bildirilmesi
2-Öğrencinin Yüksek Öğretim Kurumundan çıkarma cezası alması halinde, diğer üniversitelere bildirilmesi.
3-Diğer üniversitelerden gelen, Üniversiteden çıkarma cezası, diploma iptali vb. yazıların ilgili birimlere gönderilmesi.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

12

Öğretim Programlarının düzenlenmesi ve otomasyon sistemine işlenmesi

Fakülte/Yüksekokul/Enstitülerden bildirilen öğretim programı  değişiklikleri hakkındaki Yönetim Kurulu Kararları doğrultusunda yapılacak olan düzenlemelerin öğrenci işleri   otomasyonuna  işlenmesi (Ders değişikliği, şube açma/kapama , ders içerikleri vb.)

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

13

Bölüm/Program
Merkez açma
İşlemleri.

Fakülte/Yüksekokul/Enstitülerden gelen Bölüm/Program  Merkez  açma  ile
YKK  ve ekli dosyalar ile ilgili yazışmaların sırasıyla ;  Üniversite Senatosu, YÖK ve diğer ilgili birimlere yapılması.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

14

Evrak Kayıt İşlemleri

1-Başkanlığa  gelen evrakların kayıt, tasnif ve dağıtım işlemlerinin yapılması.
2-Başkanlık içerisinde evrak akışının sağlanması
3-Başkanlık dışı yazışmalarının yapılması ve takibinin sağlanması
4-Başkanlık Genel evrak Arşivinin yapılması.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

İstatistik, Belgeler, Disiplin İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

15

ÖİDB Web Sayfasının Akademik Takvim Gereği Güncellenmesi

1 -Akademik Takvimde  belirtilen önemli tarihlerin  Web adresi yoluyla bildirilmesi.
2-Öğrenci katkı paylarının bölümler halinde ve tablo şeklinde ilgili birimlere  ve web sahifesinden duyurulması.
3- Öğrenci kayıt işlemleri, (kayıtta istenilen belgeler, kayıt yeri, kayıt süresi v.b) duyurulmasının  sağlanması.
4-İçeriğinde Öğrencileri ilgilendiren yönetmelik, yönerge  ve YÖK  kararları ‘nın  olduğu öğrenci rehberini hazırlamak ve basımını sağlamak dağıtılması için birimlere göndermek.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğüi

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

19

Ders alma İşlemleri

1-Ders alma işlemleri, güz, bahar dönemi olmak üzere 2 dönemde yapılan bu işlemlerde, Katkı payını yatıran öğrenciler otomasyon üzerinden ders alma işlemini yapar, danışman tarafından onaylanır
2-Ders alma işlemlerin de meydana gelebilecek teknik aksaklıklar Öğr. İşl.Daire Başkanlığı  ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından giderilir.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

17

Muafiyet işlemleri

1-Hazırlık sınıfından muaf tutulan ve muafiyetlerine ilişkin ÖİDB ulaşan ilgili birim Yönetim Kurul Kararları gereği bu muafiyetlerin sisteme girişinin sağlanması.
2-Yeni kayıt yaptırıp, daha önce başka bir üniversitede ders almış öğrencilerin başvuruları doğrultusunda alınan Yönetim Kurulu Kararı ile belirlenen dönem muafiyetlerinin sisteme işlenmesi.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü

NO

İŞLEM ADI

İŞ AKIŞI

İLGİLİ BİRİM

18

Kayıt silme işlemleri

1- Kendi isteği ile ayrılan, başka bir üniversiteye yatay geçiş yaptığından dolayı ve  Eğitim Öğretim ve sınav yönetmeliğimiz ilişik kesme sebeplerine bağlı olarak ilgili birim yönetim kurulu tarafından ilişiği kesilen öğrencilerin kararlarının sisteme işlenmesi.

Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü